政府機關電子檔案管理心得—許芳銘教授by于第

專題研討學習反思2010/12/14
撰寫人：

主題：政府機關電子檔案管理心得—許芳銘教授

回想自己在大學上過的「檔案管理」課程，跟今天許教授所談的內容，實
在很難聯結在一起，於是回家將幾年前買的一本薛理桂教授出的書「檔案學理
論」，又再拿出來翻了一翻，與許教授所講的內容相對照驗證一下，以求加深
了解。
依薛老師的「檔案學理論」所示(薛理桂，2002)，英文的”archives”就是中
文「檔案」，其將「檔案」分成狹義與廣義的定義，用以區分政府單位產生的
文書與不限定於政府單位所產生的文書；另外他將英文的”records”譯為「文
件」，然文書與文件可混合使用。以上薛老師的翻譯好像與許教授的翻譯確實
有所差異。可見，光是一個詞彙的翻譯就真的令人頭大，所以，如同小蝶老師
所言，檔案學方面所用詞彙是否有需要統一或許就是一個大哉問？
有道是:「隔行如隔山。」光是一個電子檔案的保存就有包括：詮釋、轉
置、模擬、封裝、技術保存等多項原則要注意；對於電子檔案的管理，也有許
多相關的國際標準需要去制定並遵循；此外，還有許教授在結論中所提到制定
長期保存策略、電腦廠商的選擇、採用軟體、檔案大小的保存格式、檔案大小
與解析度、
保存媒體、保存環境及考量成本等各種有關電子檔案管理的議題要留意。鑑
此，電子檔案管理無論就實務或理論而言，可以說是一門值得探究的領域。
雖然本人對此一領域並不是很瞭解，但就由學校行政工作的角度來看，檔
案管理確實有其實用性，因為各類機構每天都會產生各式公文、文件，當然就
cjo41有如何歸檔？如何建檔？如何保存檔案？如何查詢檔案？...等各式問題需
要解決。有此可見，檔案管理的未來應該是有其發展性。

註1:薛理桂(2002)。檔案學研究。台北市，文華。