政府機關電子檔案管理 by 瑋鴻

檔案管理一詞就一般人的認知，只是一些被保存起來的資料或著文件，並不明白一份資料在不同的應用會有不同的定義，像是公文是應用在發送通知或者公告等等的文件；歸檔則是將一些資訊經過收集整理放置檔案室中；典藏則是將一些具有特別價值的資料能夠完整正確的保存起來。

而檔案的定義在各國間也不相同，如美國是指政府機關在執行公共職務所蒐集或產生的稱之為檔案；英國是組織或個人所創造、接收和保存的資訊；澳洲則是泛指政府所有的行事；加拿大是不管任何媒體或形式之物件，但不包括發行物；我國則是各機關依照管理程序，而歸檔管理之文字和非文字資料等等。

資訊的時代到來，許許多多的檔案文件，紛紛開始利用電腦處理、傳遞、儲存，電腦取代的許多紙本作業，，因此許多文件檔案也以數位化的格式儲存起來，因此對於電子檔案的定義各國也有不同的意涵，像是美國是指任何電腦可讀取的文字圖檔等；英國則是電子化形成、收藏；澳洲則是組織活動的證據。

電子檔案有幾個特性像是看不到、摸不到、沒味道、沒重量和需要借助電腦硬體和軟體與媒體才能存取，而且資料非耐久性的，需要定期的更新、備份。

檔案也必須要有一套明確的管理辦法，必須要有明確的政策和標準，每個人員的責任分派和權責，建立和公布程序與規範，而電子檔管理必須遵守幾個原則，如檔案的完整性、檔案的真實性和檔案的可及性。

而電子檔案如何長期的保存也有很大的學問，透過轉至、模擬、封裝和技術保存的方式進行保存，電子檔案保存必須注意幾個重要事項，例如制定長期保存策略，軟體廠商的選擇，可靠性高的硬體，電子檔的保存格式等。

這次演講讓我知道檔案管理的大大學問，雖然他只是一個小小領域，但卻有複雜的程序和工作，也必須持續的研究如何能夠更長久、更完整的保存檔案。