政府機關電子檔案管理 by 柏辰

以歷史來說, 檔案從剛開始的文件, 也就是公文, 那麼這些公文被整理過後放在檔案櫃裡, 之後被典藏後, 就衍生出檔案管理.

對於各國的檔案定義, 有不同的觀點, 像是美國認為書籍報告地圖相片, 所以機器可讀的任何資料, 加拿大認為不管任何媒體形式, 我國認為, 依照管理程序, 為了管理上的需要, 歸檔之後的才是檔案, 所以, 政府機關對檔案的概念就是, 放在檔案室裡的文件就是檔案, 對於這些定義, 每個國家必須知道檔案到底為何, 要管理何種形式的檔案.

在演講過程中, 演講者提到了一些檔案管理存取的問題, 在存取時必須要適當的安置, 以免錯誤的取用, 檔案無色無味, 只要copy就可輕易盜用, 故安全性也是重要的議題, 更別說是政府機關的機密檔案, 隨著檔案被存取的活動平率低, 線上的檔案就會變成下線的檔案, 對於長期的保存策略, 必區要注意資料詮釋 轉置 模擬 封裝 技術保存等重要要點, 轉置可以讓舊的檔案轉換成新的檔案格式下可被讀取, 在技術發展下必須選擇一個長久的檔案格式, 不可為太特定.

這次演講的檔案管理, 讓我了解到, 即使檔案管理是資訊管理的一小部分, 但是卻是相當精細的工作, 也想當複雜, 是一件相當辛苦的研究