政府機關電子檔案管理－by 文傑

公文->檔案->數典

檔案定義與管理


歸檔後，在檔案管理單位，稱之為電子檔案（electronic records）。
檔案用語中，item稱為案件（一件公文，一個檔案，files），file稱為案卷（類似folder）。
『公文（document）－>歸檔（record）－>封存後（maybe幾年後）（archive）（典藏層級）』。

檔案管理中，不分類，是按照卷宗的方式，ex.二二八事件卷宗。

圖資對資訊組織很擅長（對類型加以分析），檔案管理對檔案的內容很專業（對內容加以描述）。

對於政府機關而言，歸檔之後，稱之為『檔案』（檔案法規定）

TW
九月前  符合線上簽核的文件，稱之為『電子檔案』
九月後  電腦可處理之文字或非文字資料，且符合檔案法（歸檔），稱之為『電子檔案』

電子檔案管理


電子檔案特性：

• 看不見
• 摸不到
• 沒味道
• 沒重量
• 必須借助適當的軟體硬體才能儲存閱讀。
• 資料並非耐久。

＊想要永久保存的檔案、資料＝>印出來吧！！！＊

三個遵循的原則

完整性（integrity）
真實行（authenticity）
可及性（accessibility）

電子檔案長期保存

• 詮釋資料
• 轉置（轉到不同的設備或類型、格式）
• 模擬（新系統上呈現舊系統的執行環境）
• 封裝（用憑證，確立安全性）
• 技術保存