政府機關電子檔案管理by 恆毅

在聽許老師演講之前，就如同老師在一開始演講時所說的：大部份的人都把「電子檔案」和「電腦檔案」混用。我也是完全搞不清楚「電子檔案」和「電腦檔案」有什麼區別，在老師詳細的解說之後，才有一點點的概念。原來政府機關中所謂的「檔案 (records)」有特別的定義，是將政府機關往來的公文紀錄存查，而使用各種公文、卷宗…等的名稱來管理，才發現，原來檔案管理和圖書的管理一樣，是一門很深的學問。

至於「電子檔案」，又和「電腦檔案」是完全不同的東西，我在課後特別去查了檔案局對「電子檔案 (Electronic Records)」的定義：「電子檔案指由數值『０』與『１』組成之電子形式，且符合我國檔案法第二條第二款及檔案法施行細則第二條所界定檔案之範圍，並為機器可讀式，適合電腦儲存、處理及傳輸之紀錄文件」。電子檔案的範圍包含：電子化的公文、電子郵件、網站、影音數位化檔…等，都是屬於電子檔案。但是，這些檔案的格式、內容、結構…等的差異很大，管理的方式也不一樣，為了因應各政府機關文件檔案實際運作狀況，行政院於「文書及檔案管理電腦化作業規範」中，對電子檔案定義為「電腦可處理之文字或非文字資料，且符合檔案法及相關法令規定等」。

也因為電子檔案本身的特性和紙本檔案有很大的差異，電子檔案必需依賴機器來讀取(就如同圖書館中大部份的非書資料)，因此，其管理方法和紙本檔案也有不同的方式。其中最基本的就是檔案的格式，以及可讀取電子檔案格式的機器以及軟體，因為電子技術的進步，各種機器和軟體也會隨著時代的進步而不斷的變化，現在所使用的機器和軟體不見得讀取的到之前的檔案格式。許老師在這邊舉了一個例子，美國當初登上月球的影片，雖然被不斷的轉載、轉錄。但是在許多年之後，相關的人員試著將原版的影片找出來，重新製作數位化，但是卻發現檔案的格式無法被讀取，也找不到當年可讀取的機器，所以這個問題可以說是非常大的問題。相對於圖書館，對於非書資料的處理也必需保持著非常小心的態度，否則也極有可能發生如上述的事情。或者，圖書館十年前買的錄影帶，到現在就算還可以讀取，但是也沒有可讀取的機器可以購買，或需要花費許多的成本來維修。

其次的問題就是目錄的編纂，和圖書館的非書資料一樣，「電子檔案」需要透過機器讀取，歸檔人員無法直接就其外表來建置描述資料(Metadata)。所以在查核、以及調閱的時候，也必需利用機器來讀取，這部份和紙本的檔案有很大的不同。但是好處也是可以透過數位的方式來建置索引，利用現在高效能的機器來儲存以及查找所需要的檔案，可以節省不小的力氣。

電子檔案的管理，不論是在保存格式、長期保存標準、作業架構規範、線上簽核，甚至於保密的方式，都是很大的問題。但是在數位化的時代，又是不得不採取的方式。所以該怎麼管理，還真是很值得探討的問題。

圖書館與經濟發展 by 恆毅

圖書館與國家競爭力--2010論壇--圖書館與經濟發展--

在這場論壇之中，主持人和來賓都談到自己和圖書館的關係，其中有人利用圖書館唸書考上公職、有人在圖書館約會。從來賓的經驗我們就可以知道，圖書館非常貼切一般人的生活。再來討論到圖書館和經濟發展的關係，主持人和來賓的發言不外乎，由圖書館提供高素質人力與資訊(知識)予業界
，然後業界回饋科技與資金予圖書館，幫助圖書館發展。個人覺得這兩點應該僅止於學術圖書館以及專門圖書館，並不能包括所有類型的圖書館。

個人覺得，圖書館和經濟發展之間的關係是非常淡而且間接的，不必要要強套上一個直接關連的關係。以最普遍的公共圖書館為例，除了教育和資訊的功能之外，還必需滿足個人休閒娛樂和社交的需求，以及地方文化發展的需求，可以說圖書館的功能是相當多面向的。公共圖書館藉由蒐集、保存及提供近用社區與個人的歷史文獻，成為生活的記憶庫；公共圖書館提供大量的資訊，協助社區在重大議題上的辯論與決策。

從這些觀點來說，公共圖書館提供社區民眾正當休閒的處所、提供社交的場所、凝聚社區共識，提供社會最基本的安定力量，這些功能都是經濟發展不可獲缺的後盾。

Automatic Query Reformulation by 恆毅

這次請台大資工所的鄭老師來演講關於「Automatic Query Reformulation」，
之前上資訊架構學，老師講述到可尋性(Findability)，因為可尋性的關係，技術人員發展出了SEO(搜尋引擎最佳化)，也就是利用網頁的修改，來讓搜尋引擎工作的更好。我想SEO所做的事情和鄭老師所做的事情有異曲同工之妙，鄭老師是在搜尋頁面做工，想辦法在使用者不自覺的情況之下，讓他們得到更好的搜尋結果；而SEO則是網頁的設計者為了要讓更多人來拜訪自己的網頁，以修改metadata的方法，讓自己的網頁被搜尋引擎找到，並且排序在前面。

但是在演講結束之後，我的筆記之中只寫了一句話「工程師挾著電腦以及網路的優勢，企圖搜尋引擎來統治全世界」。這是一句非常嚴重的話，但是鄭老師的演講的確讓我感受到這件事情。回想大學階段，在參考服務的系列課程之中，老師不斷的提醒我們，圖書館員的專業是提供讀者所需要的資料，但是最終的目的，還是訓練讀者使用各種工具，來找到他所想要的資料。因此，圖書館員必需進行專題書目的編纂以及圖書館利用教育，專題書目是圖書館員為讀者準備的工具，而圖書館利用教育則是教導讀者熟悉各種工具。這樣的工作，主導權還是在讀者手上，讀者可以自行選擇其所想要的各種工具以及資料。反觀鄭老師的做法，則是在使用者的檢索詞之外，自行在系統的平台再加入其他相關的檢索詞，在使用者不自覺的情況之下，提供"工程師認為"較好的結果，這樣的結果，(或許)可以提供給使用較有用的資料。但是從使用者的角度來看，我卻覺得相當不受到尊重，你可以教導我系統的運作方式，而不是以"自以為"的方式來修正我的檢索行為。

大學在上專業倫理的時候，嚴老師曾經說過：「從某些角度來看，圖書館員的工作是非常神聖的，我們手上掌握著各式各樣的資料，我們決定每一個讀者可以看到怎麼樣的資料，甚至影響每一個讀者會變成怎麼樣的人，所以我們在做每一件事的時候，都必需非常的謹謓、小心。」從這樣的角度來看，設計資訊檢索的工程師也是一樣，他們和圖書館員一樣肩負著讀者與資料之間橋梁的神聖工作，這樣的工作決對不是僅止於提供使用者正確的資料，我們必需教導、訓練使用者，以期使用者和我們有一樣的程度，可以自行使用這些工具來找到其所需要的資料。

有關日常生活資訊行為的幾點思考 by 恆毅

這次請葉乃靜老師來分享的「有關日常生活資訊行為的幾點思考」，讓我們重新思考日常生活中的各種行為，以及各種行為的研究方法，但是因為領域的關係，葉老師提到的幾項理論，有些連聽也沒聽過，因此在課後花了一點時間搜尋資料，把資料放在這兒和所有的同學分享。這樣不知道算不算是「日常生活的資訊行為」？？

紮根理論(Grounded Theory)以「理論」為名，其實是一種研究方法。一般認為有2大特色，但其實也稱不上特色。首先，收集資料先於理論建構：如果從理論建構是「循環」的過程觀察，孰先孰後沒有太大的區別。其次，收集量化資料予以編碼：歸類就是內容分析。
 
典範轉移，Paradigm Shift一詞的譯法很多，有譯為「典範轉移」、「境相轉移」、「思想範疇轉變」；也有「概念轉移」、「範例轉換」、「範式轉換」、「思維變遷」、「思維 轉換」等翻譯。簡言之，Paradigm Shift是指習慣的改變、觀念的突破、價值觀的移轉；是一種長期形成的思維軌跡及思考模式。
Thomas kuhn在著作"The Structure of Scientific Revolution"中指出，所謂的典範轉移係指當今科學已改變吾人對宇宙基本原則的看法。事實上，典範轉移的概念，可延伸至我們對世上改變中事物的看 法。而且，透過典範轉換面對改變，可帶來更多的機會。例如台灣社會的環境典範，隨著資訊充足、國際觸角廣布，已不斷的在改變,其間典範就會不斷轉移。因 此，掌握典範轉移之脈動，即可掌握社會的真實脈動與走向，以做為永續發展的動力。

在這次的分享之中，乃靜老師和小蝶老師一直鼓勵同學們向典範挑戰，不論前人做過什麼？用了什麼方法？在什麼地方做？我們總是可以加以改變，做更深入或更廣的研究，或許做出來的結論不同於前人，不同於某位大師。但是，這樣的研究不正是學術或世界前進的動力嗎？我們身為研究生，應該要更努力讓自己的論文有價值才是。

資訊組織研究之未來發展國際研討會心得 by 恆毅

這次台大的研討會，我只參加了星期一的場次，一整天聽下來，印象最深刻的就是最後一場，由藍老師和 Hur-Li Lee共同發表的 「Traditional Chinese Bibliograhpy Meets the Future」。在這篇報告之中，兩位老師帶我們從二千年前的目錄來討論現在的目錄功能，讓我大開眼界。

我們目前所有圖書館所使用的圖書館目錄，都是由歐美的圖書館、圖書館學發展而散佈到全世界。圖書館目錄中所使用的分類法、編目規則包含了從希臘以來的西方哲學思想--以分析以主--也就是將一本書或一篇文章其中包含的元素，一一的分析，再分別給予標籤(我們稱之為keyword, subject 或 tag)，用來識別一篇文章，這樣的好處就是使用者可以利用各種標籤很容易找到相關的文章。

在兩千年前的中國漢朝，剛剛經歷過秦朝的大規模的文獻毀滅。漢朝的皇帝派劉向、劉歆父子進行文獻的搜集、整理的工作，於是劉氏父子做了別錄來編目所有的書籍，並且制作七略將所有的書籍分門別類。七略可以說是中國第一本的圖書目錄，七略的分類方法、思想也貫穿中國將近兩千年所有的書籍整理工作。在這篇報告之中，討論以七略為主的中國古典分類法的三個方向。首先，以古典思想做為其指導原則；其次，提出知識宇宙(knowledge universe)做為一個整體的思想；第三，應用相關(correlative)的概念而不是分析。其分類體系中，以儒家的經典為中心，產生很大的影響。

關於圖書館目錄功能的討論，起源於克特（Charles Ammi Cutter），他提出圖書館目錄應具備的幾項功能：查詢(find)、展示(show)、選擇(choice)。從克特之後，到FRBR提出擴充的功能為：查詢(find)、辨識(identify)、選擇(select)、獲取(obtain)。這些功能在七略之中已經很清楚的被應用，比如說在辨識的功能，例如《尚書古文經》已經包含FRBR中的Work以及Expression的辨識功能，清楚的告訴使用者作品以及表現方式。另外選擇的功能，在七略對每一本書的注解之中包含了這本書的價值以及和其他作品的關係(書籍的思想源流)，這些資訊都相當方便讀者找書。

因為七略是針對皇室藏書所做的整理，所以其有幾點相當重要的目的：
1. 文獻導讀：辨識每一本作品、提供權威的意見或分辨是思想的流派。
2. 知識組織：基於文獻導讀，章學誠所說的「辨章學術，考鏡源流」。
3. 提供檢索工具來查找皇室藏書：替代品(surrogate)可以節省讀者的時間，以結構化的方式檢索，才可能找到獨特的替代品。

兩位老師也提出了幾個問題讓在場的每個人思考：
1. 在西方的概念之中，”分析”對於分類來說是一個”較好”的方法或是唯一”正確”的方法？
2. 中國的分類法錯在他的不邏輯以及不科學？

事實上現在很多的分類體系或目錄，都已經慢慢加入”相關”的概念。而且學術發展有時間的關系，所以討論師承是一件還滿重要的事情，讓研究者可以更清楚學術領域的變化，以及學門之間的相互關係。中國的古典目錄在兩千年前就已經將知識視為一個整理，並且討論各學門之間的相互關係。這些是七略告訴我們的事情。

另外就是我很佩服Hur-Li Lee老師，我相信她中文不夠好到可以看這些古文。但是，她有想法以及強烈的研究興趣，找藍文欽老師合作，利用中國古典的智慧來對照研究現在的目錄學理論，這股對事物的好奇心以及研究意識才是我們應該學的。

引文分析與計量 by 恆毅

書目計量學（Bibliometrics）是1969年由Alan Pritchard提出，將其定義為「應用數學和統計學方法，藉由計算與分析文字資訊的不同層面來顯現文字資訊的處理過程，以及某一學科發展的性質與趨勢」。書目計量學主要的研究範疇是文獻(或資訊)的分佈情形以及文獻的成長與老化，其主要的應用除了Lotka's、Bradford's、Zipf's三大定律之外，也包含了這次蔡明月老師的演講主題--引用文獻分析。

一篇完整的學術論文，必須由正文以及其所附的參考書目組成。在學術領域之中，研究人員撰寫的論文，通常是根據前人的研究成果發展。研究人員藉著引用文獻，表明對前人研究成果的承認、借用、繼承、修正、反駁、批判或是向讀者提供更進一步研究的參考線索等，因此正文和參考書目之間建立起一種引證關係。在早期，引用文獻的研究都以人工方式計算分析，耗時費力而且無法實施大量的數據分析，因此被局限在少數以及特定領域的期刊文章。但是1960年以後，隨著電腦問世之後，前述的情況被大幅的改善。Garfield於1963創立的科學引文索引(Science citation Index, SCI)電腦資料庫，為引用文獻分析開創了一實用而且方便的途徑。在傳統引文分析的基礎上，被引用的文獻不須多完美，只要滿足作者的「引用」需要即可，引用文獻也提供了作者心理相關的線索。第一位針對正文之後所附的參考書目進行計算與分析的學者為Gross & Gross，他們提出以引用次數作為評估期刊重要性之參考。在眾多引用文獻分析研究的批評之中，自我引用、引用錯誤、引用均等以及二次引用是爭議最大的幾個項目。

自我引用是引文分析的研究之中，最為人所詬病的項目，作者藉由大量自我引用，膨脹其被引用次數並誇其貢獻。但是作者的引用動機，有相當大的歧異，無法得知作者自我引用的真正目的。因此，蔡明月老師提到利用同時自我引用以及歷時自我引用來分別。同時自我引用是指在一篇文章中，作者列於參考書目中有引用自己著作的篇數與全部參考文獻總數的比值。而歷時自我引用，則是一篇文章發表以後歷年來被引用的總數中，作者引用自己文獻的次數所佔比例。但是如果要進行歷時自我引用的相關研究，則受限於工具，目前提供較完整資訊以及標準格式的就只有 WOS。

也由於引文分析從開始就被用於評估期刊的重要性，因此很自然的也就被應用於學術評鑑上。但是，在學術評鑑上使用引文分析，是否就真的合情、合理，是我們必需詳加思考的問題。

圖資所學生海外研習成果報告by恆毅

這次上的內容是觀賞所上學長、姐們，利用暑假期間，分別到美國、泰國、馬來西亞的海外研習成果。我原本也打算參加其中，但是卻因為一些私人因素無法成行，看著別人的成果報告，心裡真的很羨慕。以下就本次的分享之中，個人覺得印象深刻的部份說明如下。

到美國UWM的學長姐們，在美國這樣一個圖書館先進國家，接受專業館員所安排的專業訓練，以及到學校旁聽正式的課程，想必有許多不同於台灣的見識。其中，讓我印象最深刻的是Learning Commons的設置，雖然台灣如師大、台大、輔大…等學校圖書館也有相同的設計，但不論是規模、設備，以至於學生的使用習慣，幾乎都和美國不同。Learning Commons的產生，主要在將所有設備、空間、人員和服務密切整合，形成一個便利的環境，以滿足讀者所有的需求[1]。因此在大學圖書館的Learning Commons 除了提供一般圖書館常見的服務之外，還提供各種軟硬體設備和IT支援服務，甚至有寫作諮詢、語言學習、課業輔導等教學相關支援活動，也支援小組討論、小組報告的需求。美國的學生很充份的利用這些資源來進行學習；反觀台灣的學生，受限於圖書館應保持安靜的既定印象，大都將Learning Commons 視為上網、個人寫作業的場所，實在相當可惜。

到馬來西亞、泰國志願服務的同學，則是面對文化、科技的落差，在各項資源均不足的狀況之下，以熱忱的心提供服務。在這幾組之中，讓我印象最深刻的，就是彥儒一直不斷提醒溝通的重要性。也許，是因為自己一直身為技術人員，在工作上提供技術相關的服務，在學習方面則是以新的科技為主體。我一直自以為，以最好、最新的科技來提供最便捷的服務，就所有人都應該欣然接受。但是這幾組到東南亞志願服務的學長、姐，卻給我帶來不同的反思，即便是最新的技術，如果不符合使用者的需求，那就是一點用也沒有。身為IT技術人員，往往不小心就跌入「IT資訊人員的傲慢」這樣的泥沼裡，而難以自拔。到不同語言、文化的國家提供服務也是如此，我們並不是過去教導他們的，往往我們得到的，比付出的更多，惟有透過真心的溝通，才能獲得雙贏的結果。希望自己明年有機會到這些地方提供服務或學習的時候，能夠以更開闊的心來面對這一切。



參考資料：
［1］吳政叡，〈學習共享空間面面觀〉，《圖書館學與資訊科學》，第34卷，第2期，97年10 月，頁115-123。