政府機關電子檔案管理by 恆毅

在聽許老師演講之前，就如同老師在一開始演講時所說的：大部份的人都把「電子檔案」和「電腦檔案」混用。我也是完全搞不清楚「電子檔案」和「電腦檔案」有什麼區別，在老師詳細的解說之後，才有一點點的概念。原來政府機關中所謂的「檔案 (records)」有特別的定義，是將政府機關往來的公文紀錄存查，而使用各種公文、卷宗…等的名稱來管理，才發現，原來檔案管理和圖書的管理一樣，是一門很深的學問。

至於「電子檔案」，又和「電腦檔案」是完全不同的東西，我在課後特別去查了檔案局對「電子檔案 (Electronic Records)」的定義：「電子檔案指由數值『０』與『１』組成之電子形式，且符合我國檔案法第二條第二款及檔案法施行細則第二條所界定檔案之範圍，並為機器可讀式，適合電腦儲存、處理及傳輸之紀錄文件」。電子檔案的範圍包含：電子化的公文、電子郵件、網站、影音數位化檔…等，都是屬於電子檔案。但是，這些檔案的格式、內容、結構…等的差異很大，管理的方式也不一樣，為了因應各政府機關文件檔案實際運作狀況，行政院於「文書及檔案管理電腦化作業規範」中，對電子檔案定義為「電腦可處理之文字或非文字資料，且符合檔案法及相關法令規定等」。

也因為電子檔案本身的特性和紙本檔案有很大的差異，電子檔案必需依賴機器來讀取(就如同圖書館中大部份的非書資料)，因此，其管理方法和紙本檔案也有不同的方式。其中最基本的就是檔案的格式，以及可讀取電子檔案格式的機器以及軟體，因為電子技術的進步，各種機器和軟體也會隨著時代的進步而不斷的變化，現在所使用的機器和軟體不見得讀取的到之前的檔案格式。許老師在這邊舉了一個例子，美國當初登上月球的影片，雖然被不斷的轉載、轉錄。但是在許多年之後，相關的人員試著將原版的影片找出來，重新製作數位化，但是卻發現檔案的格式無法被讀取，也找不到當年可讀取的機器，所以這個問題可以說是非常大的問題。相對於圖書館，對於非書資料的處理也必需保持著非常小心的態度，否則也極有可能發生如上述的事情。或者，圖書館十年前買的錄影帶，到現在就算還可以讀取，但是也沒有可讀取的機器可以購買，或需要花費許多的成本來維修。

其次的問題就是目錄的編纂，和圖書館的非書資料一樣，「電子檔案」需要透過機器讀取，歸檔人員無法直接就其外表來建置描述資料(Metadata)。所以在查核、以及調閱的時候，也必需利用機器來讀取，這部份和紙本的檔案有很大的不同。但是好處也是可以透過數位的方式來建置索引，利用現在高效能的機器來儲存以及查找所需要的檔案，可以節省不小的力氣。

電子檔案的管理，不論是在保存格式、長期保存標準、作業架構規範、線上簽核，甚至於保密的方式，都是很大的問題。但是在數位化的時代，又是不得不採取的方式。所以該怎麼管理，還真是很值得探討的問題。