政府機關電子檔案管理 by 亞寧

電子檔案管理涉及了媒體與技術（電子）、理論依據（檔案）與方法（管理），一般而言，以電子檔案管理此一領域而言，主要研究與應用範圍係以檔案與電子科技為主體。實質上，政府機關電子檔案如同數位圖書館一般，可以區分為數位原生（born digital）與數位再製（digitization），前者限於所謂的真實性（authenticity）、完整性（integrity）與取用性（accessibility）等因素，實際上政府機關電子檔案皆屬後者（即數位再製），尤其是所謂的真實性與完整性；例如：公文上的浮貼簽稿，通常並未納入電子檔案之中。因而，目前所謂的電子檔案管理僅止於公文流程的電子化及其檔案的數位再製。

除此之外，所謂的詮釋資料相關議題有二。一為，中文名詞上的問題。依據96年由中央研究院及數位典藏國科型科技計畫聯合主辦的「界定Metadata中文名詞論壇」中，邀請了語言學、電腦學、新聞學、圖資學與藝術人文等不同學界人士的討論，最後共識為尊重各領域的觀點與依據，並未達成一致的中文名詞。然而，在經濟部標檢局則是以詮釋資料為中譯名詞。上述論壇資料可參見：http://metadata.teldap.tw/bibliography/achievement/conference/96metadata/conference%20report.pdf。次則，目前的檔案Metadata只針對檔案進行描述，並未對所謂的流程或生命週期各階段進行描述，或趨於一致的規範或標準。

三者，有關所謂檔案的生命週期，除了工作流程與檔案學上的專業程序與作業外，實質上檔案學追求的是：保存原始脈絡，以重現歷史事實。因而，從一個檔案連續性（record continnum）而言，共包括異動（transaction axis）、檔案保存（recordkeeping axis）、鑑定（identity axis）、證據（evidential axis），方能達成前述要求。（請參見：Structuring the Records Continuum - Part One: Postcustodial principles and properties，http://www.infotech.monash.edu.au/research/groups/rcrg/publications/recordscontinuum-fupp1.html）

許芳銘教授最近在檔案局舉辦的2010年研討會資料，可參見網址：https://erecords.cisanet.org.tw/Download.aspx/D/2213e415-c52a-431a-b986-495476622a8d