12/14專題討論課題講座-政府機關電子檔案管理by寂絹

演講者：許芳銘教授

檔案局自2002年成立後，就陸陸續續看著許多位原本在圖館界服務的學姐商調過去，當時心想那邊職缺高，誘因自然較大，且由唸圖資出身的人負責檔案管理是一件最自然不過的事了，當時期望圖資的影響力可以透過她們發光發熱，只是聽完許教授說明檔案局與國史館間的糾葛後，才發現二者在組織位階上的複雜關係，且看著這幾年的發展，心裡頭的期望不免稍稍落空了一下。

以前在圖書館服務時，需要處理的公文數量有限，轉任到註冊組後，每天面對一堆公文，才深覺公文電子檔案管理的重要性，也因而對公文電子檔案管理的檔案類號感到疑惑，總覺得它只是一些無意義的數字。聽完許老師的說明，才知道Item在檔案用語稱為案件，file則稱為案卷，檔案分類表也不是如此僵化不變，它是可以增修的，而各公務機關的檔管人員亦有責任提供一套修訂的機制，讓各單位建立一套合用的檔案分類表來管理電子檔案。所幸電子公文系統可提供關鍵字檢索功能，公文檔案調卷時亦不可能用瀏覽的方式，因此即使檔號的分類過於粗略，亦不致於影響檢索結果。

最後提到電子檔案管理的注意事項，負責維護及管理全校學籍檔案的註冊組，身負學籍檔案須永久保存的責任，對於此議題理應要有更多的關注。記得今年年初因應行政大樓的搬遷作業，於整理學籍檔案時，赫然發現日據時代的退學生學籍資料並未回溯建檔，當時一邊請學生進行回溯建檔作業，一邊看著那些發黃又偶有破損的紙本學籍表，一個個英俊挺拔的青澀照片，算算年紀，現在如果仍在世，已都是近百甚至逾百的長者。心想一百年後，甚至更久以後，當他們的後代子孫前來調閱資料時，希望它們仍能完好如昔日，畢竟電子檔案管理得再好，也不如紙本來得真實感及有價值。