政府機關檔案管理by文杰

這次的主題跟三大典藏機構之一的檔案館有關。不過令人意外的，來演講的講者，不是檔案所的教授，也不是圖資界的人，而是東華資管的教授。主要談的議題在於政府機關電子檔案管理方面的經驗。

講 者的演講中提到，同一個詞在檔案管理的解釋與不同領域的解釋是有所不同的，像是"item"一詞，平常我們認知的意思是"項目"，但檔案管理領域稱為" 案件"。除了在不同領域的名詞解釋問題，在檔案管理領域裡也有很多搞不定的地方，像是平常大家所說的檔案檔 案，"archive"、"file"、"record"都是翻成"檔案"，在中國大陸"檔案"可以指壓縮文件，而台灣稱這是"歸檔"。

在 檔案管理的領域，看似並沒有一個什麼機關負責在統一這些名詞，而是領域內較有權威者說的算，不同人對同一件事有不同見解時，就會出現分歧，頂多只能以檔案 法作為依據。就像metadata的翻譯一般，到底要翻成詮釋資料、後設資料還是元資料呢？不了解的人真的會不知道這些指的都是同一件事。

而 且現在資訊的發達，人們紀錄資訊的方式愈來愈多元，像是網頁、國家元首的手機簡訊、email等電子訊息的內容，似乎也有被檔案館保存的價值。但是電子資 源的保存也存在著許多風險，檔案都是希望能永久保存，而用來存放電子檔案的硬體設備卻不一定能保證永久不衰。看來電子檔案保存的風險並沒有比紙本的低，可 見檔案管理也還是有很多改善空間。

隔行如隔山，在圖資和資管沒有著重的檔案領域，並沒有感覺上那麼容易，想必許教授從資管領域踏入檔案領域一定碰到很多困難。